AEO-assessment
De procedure voor het krijgen van een AEO-certificaat start met het doen van een AEO-self-assessment. Met dit AEO-self-assessment kunnen bedrijven zichzelf een oordeel vormen over de kwaliteit van het eigen interne beheersingssysteem. De normen waaraan een bedrijf moet voldoen om een AEO-status te krijgen, zijn 'open normen', dus niet tot in detail vastgesteld. Op deze manier is het mogelijk dat het bedrijfsleven zonder aanpassing, of met kleine aanpassingen van administratie en werkwijze, een AEO-status krijgt. Zo levert de Douane maatwerk in het AEO-concept.
Nadat het AEO-self-assessment is uitgevoerd kunt u het formulier samenvatting AEO-self-assessment invullen. Dit formulier is 1 van de 3 onderdelen van een aanvraag AEO-status. In de
AEO-Guidelines is vermeld aan welke eisen bedrijven moeten voldoen om een AEO-certificaat te krijgen.
De 5 stappen van AEO-self-assessment:
Hieronder vindt u een kort overzicht van de 5 stappen van het AEO-self-assessment:
- Bepaal welk AEO-certificaat u aan wilt vragen
- Verzamelen van informatie
- Bepalen van de risicogebieden
- Bepalen van de (aanvullende) maatregelen
- Aanvraag AEO en onderhoud
Stap 1 – Bepaal welk AEO-certificaat u wilt aanvragen
Ga na voor welk AEO-certificaat u in aanmerking wilt komen. Er zijn 3 mogelijkheden:
- AEO Douanevereenvoudigingen
- AEO Veiligheid
- Een gecombineerd certificaat Douanevereenvoudigingen/Veiligheid
Basiseisen
Om in aanmerking te komen voor het AEO-certificaat Douanevereenvoudigingen moet uw organisatie voldoen aan de volgende basiseisen:
- De organisatie is in het verleden de douaneverplichtingen zorgvuldig nagekomen.
- De organisatie voert een deugdelijke handels- en/of vervoersadministratie, die passende douanecontroles mogelijk maakt.
- De organisatie moet financieel gezond zijn.
Voor het certificaat Veiligheid of het gecombineerde certificaat moet een bedrijf bovendien passende veiligheidsmaatregelen hebben getroffen.
Stap 2 - Verzamelen van informatie
Het verzamelen van informatie gebaseerd op de rol in de keten:
- vaststellen of status AEO reëel is op basis van de formele eisen en
- informatie verzamelen en registreren door middel van:
- dossier aanleggen
- beschrijvingen en documenten kopiëren
- bestaande certificeringen binnen het bedrijf verzamelen
- stakeholder-analyse (welke rol speelt het bedrijf binnen de supply chain)
Stap 3 - Bepalen van de risicogebieden
Het bepalen van de risicogebieden op basis van het document 'Gecertificeerde bedrijven (Gids) deel 2: de criteria (TAXUD/2006/1450; 29-6-2007)(hierna: de AEO-Guidelines)' en de bedrijfsspecifieke situatie.
- De AEO-Guidelines zijn uitgangspunt voor het bepalen van de potentiële risico's.
- Op basis van aard van bedrijf en activiteiten vaststellen welke secties uit de AEO-Guidelines van belang zijn.
- Volledigheid bepalen van geïdentificeerde set van risico's en vul eventueel aan met risico's die verband houden met bedrijfsspecifieke situatie.
- Zorgen voor draagvlak bij management.
Stap 4 - Bepalen van de (aanvullende) maatregelen
Het bepalen van de (aanvullende) maatregelen voor de risicobeheersing en identificatie van de resterende risico's.
- Beoordeling van de risico's en de al getroffen maatregelen.
- Bepalen van de (eventueel) te nemen acties.
- Bestaan en werking vaststellen van de maatregelen en procedures om te bepalen of de geïdentificeerde relevante risico's voldoende worden beheerst.
- Motivatie resterende risico's (die niet worden afgedekt).
Stap 5 - Aanvraag AEO en onderhoud
Het indienen van de aanvraag van de AEO status en periodieke evaluatie.
- Aanvraag AEO indienen.
- Behoud van status, wijzigingen doorgeven en regelmatig vaststellen of nog aan de voorwaarden van AEO wordt voldaan.
