U maakt zelf de (economische) afweging of uw bedrijf een AEO-certificaat aanvraagt of niet. Een AEO-certificaat aanvragen is niet verplicht. De Douane geeft geen individueel advies aan bedrijven om te bepalen of een AEO-certificaat voor uw bedrijf een toegevoegde waarde heeft.

Nee, tenzij er sprake is van grensoverschrijdende vergunningen.

Nee, dat is niet nodig.

Nee, het maakt niet uit of een bedrijf op dit moment wel of geen douanevergunningen heeft

Nee.

Ja, dat kan. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat de Douane van de lidstaat waar het is gevestigd elektronisch toegang heeft tot de dossiers die in een andere lidstaat of in een derde land worden bewaard.

Nee, dergelijke onderzoeken worden niet ingesteld door de Douane. De verantwoordelijkheden van de importeur zijn opgenomen in de AEO-guidelines. Door afspraken te maken met de handelspartners kunnen importeurs de veiligheid van de inkomende goederenstroom verhogen.

De aanvrager is er zelf verantwoordelijk voor dat hij alle waarborgen en veiligheidsprocedures bewaakt, evalueert en zonodig aanpast. Voor het doorgeven van wijzigingen aan de Douane gebruikt u het aanvraagformulier.

Als een aanvraag voor een AEO-certificaat wordt afgewezen is er de mogelijkheid voor bezwaar en beroep. Hiervoor gelden de gebruikelijke wettelijke termijnen.

De Douane geeft geen individuele begeleiding aan bedrijven bij het uitvoeren van het AEO-self-assessment of het indienen van de aanvraag voor een AEO-certificaat. Het is wel mogelijk om algemene vragen te stellen aan de klantcoördinator.

In de AEO-guidelines worden voorbeelden gegeven van concernaanvragen. Maar deze dekken niet alle voorkomende concernvormen af. Op dit moment staat de Europese regelgeving niet toe dat een bedrijf 1 concernaanvraag indient bij de Douane. In overleg met het bedrijfsleven en de andere lidstaten wordt naar oplossingen voor concernaanvragen gezocht.

Ja, de Douane houdt daar rekening mee voor zover de criteria voor de afgifte van deze certificaten identiek of vergelijkbaar zijn met de criteria vastgesteld in Verordening (EG) nr. 1875/2006. In de AEO-guidelines zijn mogelijke verwijzingen naar internationaal erkende normen opgenomen.

In vak 15 van het aanvraagformulier, onderdeel B, certificaten, kunt u de aanwezigheid van dergelijke certificaten vermelden.

Nee. In vak 15 van het aanvraagformulier, onderdeel B, certificaten, kunt u aangeven over welke certificaten u beschikt.

Nee. Als de Douane besluit dat nadere informatie nodig is, wordt er contact opgenomen met de aanvrager.

Het vermelden van de rol in de toeleveringsketen is nodig omdat in de AEO-guidelines een relatie wordt gelegd tussen de rol in de keten en de relevante onderwerpen. Aan de hand van de rol van het bedrijf in de toeleveringsketen kunt u bepalen welke onderwerpen relevant zijn voor uw bedrijf.

Om de AEO-status te kunnen aanvragen moet u een volledig AEO-self-asessment uitvoeren. De uitkomst hiervan moet u vastleggen in de samenvatting AEO-self-assessment.

Ja, u moet altijd een volledige aanvraag indienen. Die bestaat uit:

• Het aanvraagformulier met bijlagen.
• De namens uw bedrijf ondertekende verklaring bij de aanvraag AEO.
• Het namens uw bedrijf ingevulde formulier samenvatting AEO-self-assessment.

Onderstaande beschrijvingen geven aan welk niveau van interne beheersing hoort bij elk van de scores van de samenvatting AEO-self-assessment.

• Niveau 0: geen beheersmaatregelen toegepast.
  Het belang van het toepassen van interne beheersmaatregelen voor de bedrijfsprocessen wordt niet onderkend. Op fouten of incidenten wordt wel gereageerd, maar er worden geen structurele maatregelen getroffen, gericht op het voorkomen van fouten.
  
• Niveau 1: de interne beheersing van bedrijfsprocessen is ad hoc en ongeorganiseerd.
  Het bewustzijn van het belang van interne beheersmaatregelen is wel enigszins aanwezig, maar de toepassing daarvan vindt plaats op ad hoc basis en niet volgens een georganiseerd patroon. Over het belang van een adequate interne beheersing wordt niet breed gecommuniceerd, waardoor het personeel zich daarvan niet bewust is. Het risico dat fouten niet of niet tijdig ontdekt worden is groot. Er zijn onvoldoende waarborgen dat incidenten worden voorkomen.
  
• Niveau 2: de interne beheersing van bedrijfsprocessen kent een vast patroon
  Met betrekking tot de bedrijfsprocessen zijn interne beheersmaatregelen van kracht. Er is echter geen beschrijving of andersoortige vastlegging hiervan. Doordat de interne procedures niet zijn vastgelegd, is de uitvoering van de beheersmaatregelen afhankelijk van de kennis en de bereidheid van individuele personeelsleden. Ook in deze situatie kan het voorkomen, dat het personeel zich niet voldoende bewust is van het belang van interne beheersing van de bedrijfsprocessen. De toereikendheid van de interne beheersmaatregelen wordt niet voldoende geëvalueerd. Als gevolg hiervan bestaat ook in deze situatie nog steeds een risico dat fouten en incidenten niet worden voorkomen of niet tijdig worden gesignaleerd.
  
• Niveau 3: de interne beheersing van bedrijfsprocessen is beschreven en bekend.
  Met betrekking tot de bedrijfsprocessen zijn interne beheersmaatregelen van kracht en deze zijn adequaat beschreven of anderszins vastgelegd. Het personeel is zich bewust van het belang van interne beheersing van de bedrijfsprocessen. De toereikendheid van de interne beheersmaatregelen wordt weliswaar periodiek geëvalueerd, maar hiervan vindt geen vastlegging plaats. Daardoor bestaat het risico dat zwakten in de interne beheersing niet bij het management bekend worden en dus blijven voortbestaan.
  
• Niveau 4: bedrijfsprocessen worden intern gecontroleerd en geëvalueerd.
  Er is een gedocumenteerd effectief systeem van interne beheersmaatregelen in werking. De toereikendheid van de interne beheersmaatregelen wordt frequent geëvalueerd. Dit evaluatieproces vindt plaats op een geformaliseerde wijze en wordt adequaat gedocumenteerd. Onderkende zwakten in de interne beheersing leiden systematisch tot aanpassing of aanvulling van de interne beheersmaatregelen, zodat de geconstateerde zwakten in het vervolg worden voorkomen.
  
• Niveau 5: interne beheersmaatregelen zijn geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en worden voortdurend geëvalueerd.
  Er bestaat een de gehele onderneming omvattend intern beheersingsprogramma dat de gehele omgeving omvat. De interne beheersmaatregelen zijn een geïntegreerd onderdeel van de bedrijfsprocessen. Dit omvat ook het geautomatiseerd continue monitoren van deze bedrijfsprocessen. Evaluatie van beheersmaatregelen vindt doorlopend plaats. Het realiseren van aanpassingen of verbeteringen die daaruit voortvloeien, maakt deel uit van dit evaluatieproces.

Dat klopt, dit moet ISO 9001:2000 zijn.

Het gaat om het geheel van maatregelen gericht op de beveiliging van de buitengrens van de bedrijfsruimten. Fysieke beveiliging is slechts een van die maatregelen. Andere maatregelen kunnen bijvoorbeeld zijn: cameratoezicht en/of bewegingssensoren. Vaste normen voor de afzonderlijke maatregelen zijn er niet. Er wordt gewerkt met open normen. Hoe groter de risico's zijn, hoe zwaarder de combinatie van maatregelen zal zijn. In uw AEO-self-assessment moet u zelf een oordeel geven over de combinatie van getroffen maatregelen met betrekking tot de beveiliging van de buitenbegrenzing.

In onderdeel 1.2.5.3. van de samenvatting AEO-self-assessment moet u dit oordeel vermelden.

Het gaat om de combinatie van maatregelen die waarborgen dat het personeel geen veiligheidsrisico vormt, dus betrouwbaar en integer is. Deze maatregelen kunnen bijvoorbeeld liggen op het gebied van personeelsbeleid, onderzoek van de veiligheidsachtergrond van personeel, opleiding en training. Dit kan om eigen personeel gaan, maar ook om uitzendkrachten. Screening van personeel is slechts 1 van de maatregelen. Vaste normen voor de afzonderlijke maatregelen zijn er niet. Er wordt gewerkt met open normen. Hoe groter de risico's zijn, hoe zwaarder de combinatie van maatregelen zal zijn.

In uw AEO-self-assessment moet u zelf een oordeel geven over de combinatie van de veiligheidsmaatregelen die u hebt getroffen met betrekking tot personeel.

Het gaat om het geheel van maatregelen die de aanvrager heeft getroffen om te voldoen aan de eisen in de wet- en regelgeving. Het opvragen van een verklaring van goed gedrag is hiervan een onderdeel.

HACCP heeft betrekking op voedselveiligheid. Bij het uitvoeren van het AEO-self-assessment kunt u rekening houden met al genomen maatregelen.