CERTEX - controle op biologische goederen (COI)

Publicatiedatum 18-11-2025 | Laatste update 18-02-2026 | Informatiepagina

De Douane controleert vanaf 13 december via CERTEX op invoeraangiften van goederen waarvoor een COI-certificaat nodig is. Deze controle gaat via het systeem TRACES in samenwerking met handhavingspartner Skal Biocontrole.

Wat is een COI-certificaat?

Een COI-certificaat (Certificate of Inspection) is een document dat aantoont dat bepaalde goederen voldoen aan de Europese eisen. Een COI-certificaat is verplicht bij de invoer van goederen die vallen onder biologische landbouwproducten (volgens EU-verordening 2018/848).

Wilt u weten of de biologische goederen die u wilt invoeren onder de COI-verplichting vallen? Controleer dit dan volgens de relevante regelgeving of vraag het uw brancheorganisatie.

Hoe werkt de CERTEX-controle?

De Douane controleert bij invoer of het COI-certificaat aanwezig is. Dit gebeurt via het systeem CERTEX: vanuit ons aangiftesysteem DMS wordt via CERTEX in TRACES het bezit van een - in vak 30 getekend - COI-certificaat gecontroleerd.

Wat zijn de voorwaarden als u goederen invoert waarvoor een COI-certificaat nodig is?

Zorg dat u het COI-certificaat hebt vóór u de goederen invoert.
Het certificaat is correct geregistreerd in TRACES.
Skal heeft de COI afgetekend als zijnde biologische goederen.
Het certificaat is vermeld in uw invoeraangifte.

Waar moet ik op letten na koppeling van CERTEX voor COI?

Als vak 30 door Skal is afgehandeld doet u de douaneaangifte voor het vrije verkeer in DMS. Doet u dit eerder? Dan wordt de douaneaangifte niet aanvaard.

Als u de douaneaangifte juist invult, aanvaardt DMS de aangifte. Heeft u de aangifte niet juist ingevuld? Dan wordt de douaneaangifte niet aanvaard en krijgt u een foutcode.

U vindt in de tabellen A99 en 628 van het Codeboek Douane mogelijke foutcodes.

Opmaken in DMS

Bij het indienen van de aangifte in DMS is het belangrijk dat u de informatie uit het COI goed overneemt in de aangifte. Als u bijvoorbeeld een punt vergeet in een COI-nummer, geeft CERTEX aan dat het COI niet in TRACES voorkomt.

U gebruikt dan de opmaak-volgorde: COI. landcode. jaartal. volgnummer (voorbeeld voor een zending uit Peru: COI.PE.2026.00000001).

Invullen vak 31

Vak 31 van het COI is bedoeld om de fysieke ontvangst door de eerste ontvanger vast te stellen. U kunt deze fysieke ontvangst niet vaststellen als de douaneaangifte niet is vrijgegeven. Vult u dit vak te vroeg in? Dan geeft CERTEX aan dat het COI niet meer beschikbaar is.

Pre-validatie van aanvaarding

Voor COI maken we gebruik van de pre-validatie voor aanvaarding. Daarbij wordt gecontroleerd op:

beschikbaarheid van het COI via CERTEX
status van het COI in TRACES
overeenkomstigheid goederencode
beschikbaar quota/hoeveelheden
documentregel van artikelnummer van bewijsstuk 'D.E. 12 03 013 000' via CERTEX. Ook wel 'documentLineItemNumber' genoemd.
- Soms staat er in een COI een onderverdeling van verschillende artikelen. Is dit het geval? Dan moet u in de douaneaangifte hetzelfde aantal artikelen aanmaken. Ook als het dezelfde goederencode is. Staan er bijvoorbeeld 4 artikelen op het COI? Dan maakt u ook 4 artikelen aan in de aangifte. Staan er 99 artikelen op het COI? Dan maakt u 99 artikelen aan op de aangifte.

Bij gebruik van een COI en een CHED

Gebruikt u een COI en een CHED? Dan moet u er op artikelniveau in uw aangifte voor zorgen dat de hoeveelheden bij het bewijsstuk COI en CHED overeenkomen met de inhoud van het COI en het CHED.

Het is daarbij belangrijk dat u de hoeveelheden als onderdeel van het bewijsstuk op de juiste manier verdeelt over de artikelen in uw aangifte. Zo sluiten uw aangifte en de bewijsstukken aan bij de inhoud van het COI en het CHED.

Minder artikelen op CHED dan COI

Soms staan er op het CHED minder artikelen dan op het COI. In dat geval houdt u het aantal artikelen op het COI aan. Dit komt doordat u op het CHED wel gestaffeld, dus gespreid, mag afschrijven, maar op het COI niet.

Heeft u bijvoorbeeld een COI met 10 artikelen met dezelfde goederencode? En een CHED met 2 artikelen met dezelfde goederencode?

U maakt in de aangifte 10 artikelen aan, gelijk aan de artikelen en hoeveelheden die op het COI staan.
U stemt daarna de inhoud die u opgeeft als onderdeel van het bewijsstuk CHED af op de artikelen van het COI.

Op deze manier worden de hoeveelheden richting CERTEX correct en op dezelfde manier bijgehouden.

Alleen nog aangiftes met uitsplitsing ‘documentLineItemNumbers’

Op dit moment heeft u nog de optie om ‘documentLineItemNumbers’ te bundelen voor de aangiftes met de COI. Vanaf 2 maart 2026 aanvaarden wij alleen nog aangiftes waar een uitsplitsing op ‘documentLineItemNumbers’ is gedaan. U kunt deze dan niet meer bundelen. Daar is voor gekozen, omdat na livegang op 13 december 2025 van CERTEX voor COI bleek dat:

het lastig is om te achterhalen waar de fouten in de aangiftes zitten op hoeveelheidsbeheer.
het zonder de ‘documentLineItemNumbers’ in te vullen niet mogelijk is om vereenvoudigde aangifte door CERTEX te laten lopen.

De Douane streeft naar een gelijke werkwijze over de verschillende niet-douaneformaliteiten en douaneregelingen.

Invullen verplichte gegevenselementen

In DMS moet u op tijd en op de juiste manier deze verplichte gegevenselementen invullen:

Bewijsstuk - 12 03

12 03 002 000 - Type
12 03 001 000 - Referentienummer
12 03 006 000 - Hoeveelheid
12 03 005 000 - Meeteenheid en -aanduiding
12 03 013 000 - Documentregel van artikel: 'documentLineItemNumber'

Aanvullende eenheden - 18 02

18 02 000 000 - Aanvullende eenheden

Het is belangrijk om te weten dat dit minder belangrijk is dan het kwantiteitsbeheer op basis van 12 03, maar wel aan CERTEX wordt gecommuniceerd als dit aanwezig is in de aangifte.

Nettomassa - 18 01

18 01 000 000 - Nettomassa

Het is belangrijk om te weten dat dit minder belangrijk is dan het kwantiteitsbeheer op basis van 12 03, maar wel aan CERTEX wordt gecommuniceerd als dit aanwezig is in de aangifte.

Goederencode - 18 09

18 09 056 000 - Code onderverdeling geharmoniseerd systeem
18 09 057 000 - Code gecombineerde nomenclatuur
18 09 058 000 - Taric-code

Gevraagde regelingcode - 11 09

11 09 001 000 - Gevraagde regelingcode

De controle gebeurt op basis van de Rules Table. Hierin staat welke status in combinatie met de gevraagde regelingcode toestaat dat een aangifte wordt geaccepteerd. Bijvoorbeeld: status Rejected in combinatie met codes 51 (actieve veredeling) en 71 (inslag entrepot).

Controleverordening biologische goederen

De gegevenselementen die gevalideerd worden via CERTEX vindt u in de Uitvoeringsverordening CERTEX: UVo. (EU) 2024/2145

Vanaf 13 december controleert de Douane via CERTEX op beschikbaarheid voor het aanvaarden van een douaneaangifte in DMS voor COI.

Belangrijke aandachtspunten

De biologische status hangt af van het goedgekeurde COI en niet van de aangifte. U moet aan kunnen tonen dat vak 30 door Skal is afgetekend, voor u een douaneaangifte doet. Anders wordt de douaneaangifte niet aanvaard.
Als het COI onbedoeld niet in de aangifte wordt vermeld (dus u geeft Y929 aan in plaats van C644), mag de aangifte wettelijk gezien niet meer gewijzigd worden.
Als er wel een afgetekend COI is en u kunt aantonen dat u de douaneaangifte gedaan heeft nadat Skal de COI in vak 30 heeft afgetekend, zal het geen probleem zijn om de status aan te tonen. Het is handig om hiervan een dossier te bewaren.
Als u een COI deels gebruikt voor de inklaring, moet u de COI eerst al splitsen. U kunt vooraf in vak 24 van het COI aangeven of u de zending in delen wilt verhandelen en daar uittreksels voor aanmaken.
U kunt geen wijzigingen aanbrengen aan een afgetekende COI. Dat is het beleid van de Europese Commissie.
U tekent in vak 31 dat de zending (fysiek) is ontvangen zoals verwacht. Dat kan alleen nadat de invoeraangifte bij de Douane vrijgegeven is.

Veelgestelde vragen en antwoorden

Hoe zet ik een extract van een COI in de douaneaangifte?

U krijgt van de importeur of uw klant een verzoek om een deelzending in het vrije verkeer te brengen. Op een pdf-document van een extract van een COI staat alleen het COI-nummer. Bovenaan het document ziet u om welk extract het gaat. Dit document wordt een uittreksel genoemd.

U vermeldt in de douaneaangifte het COI-nummer, bijvoorbeeld: COI.NL.2026.0000001. Direct daarna plaatst u een schuine streep ‘/’ met het nummer van het extract. Bijvoorbeeld bij extract nummer 2: COI.NL.2026.0000001/2.

In de douaneaangifte voegt u per goederencode een extract toe. Deze scheidt u met het nummer van het extract. Denk aan ‘/1’ voor het eerste extract en ‘/2’voor het tweede extract. Voor het extract is het belangrijk dat:

Skal vak 12 afwerkt voordat u de douaneaangifte doet. Vak 12 van het extract komt overeen met vak 30 van het moeder-COI.
U vak 13 tekent na de afwerking van de douaneaangifte. Vak 13 van het extract komt overeen met vak 31 van het moeder-COI).

Doet u eerder aangifte dan vak 12 is afgewerkt of tekent u vak 13 te vroeg af? Dan weigert de Douane uw aangifte.

Hoe kan ik als indiener de juiste COI-informatie in TRACES bekijken voor mijn douaneaangifte?

De importeur vult in vak 19 van een COI de belanghebbende bij de lading in (Engels: operator responsible for the consignment). De belanghebbende kan het COI dan in TRACES bekijken en de juiste informatie gebruiken voor de douaneaangifte.

Wat moet ik doen met het COI als ik een deel van het COI vrijmaak en een deel opsla en later wil vrijmaken?

U splitst het COI in extracten. Gebruik voor elk deel een apart extract bij de douaneaangifte. Het is hierbij belangrijk dat:

u duidelijk laat zien dat het om een extract gaat als u de douaneaangifte maakt
u in vak 13 alleen tekent voor ontvangst voor het deel dat daadwerkelijk door de Douane is vrijgegeven
u in vak 13 niet tekent voor ontvangst voor het deel dat u opslaat

Vak 13 van het extract komt overeen met vak 31 van het moeder-COI.

Mag ik meerdere douaneregelingen (bijvoorbeeld regeling 40 en 45) in een douaneaangifte gebruiken?

Nee. U moet per regeling een nieuwe douaneaangifte aanmaken. U splitst het COI in extracten/uittreksels over de aangiften.

Meer weten?

Heeft u vragen die gaan over het toezicht en controles op biologische goederen of de aanvraag van een COI-invoervergunning? Of heeft u inhoudelijke vragen over COI?

Neem contact op met Skal

Heeft u vragen over CERTEX?

Op deze pagina