Certex: vragen en antwoorden

Certex is een standaard interface die de nationale aangiftesystemen (DMS/DVA) van de Douane verbindt met niet-douanesystemen van de EU. Het maakt het mogelijk om niet-douaneformaliteiten geautomatiseerd te valideren en waar nodig hoeveelheden af te schrijven. Voorbeelden hiervan zijn:

• Ozonlaag afbrekende stoffen (OAS): Hierbij moeten beperkingen op het gebruik van deze stoffen voorkomen dat de ozonlaag (nog) dunner wordt.
• Fytosanitaire vrijgave (GGB-PP): Hierbij wordt de gezondheid van plantaardige producten zo veel mogelijk gewaarborgd.
• Vrijgave goederen met gefluoreerde gassen (F-GAS): Voor de beperking van de negatieve impact op het klimaat.

Via Certex gebruikt de Douane real-time gegevens uit niet-douanesystemen zoals Traces en het F-gas portaal om te bepalen of goederen vrijgegeven kunnen worden voor de gevraagde douaneregeling.

Niet-douaneformaliteiten zijn handelingen die worden uitgevoerd bij het internationale verkeer van goederen, volgens andere EU-wetgeving dan de douanewetgeving.

De EU heeft in eerste instantie 11 niet-douaneformaliteiten verplicht gesteld om via Certex te controleren. Dat zijn:

• Gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst voor dieren (GGB-A)
• Gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst voor producten
  (GGB-P)
• Gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst voor diervoeders en levensmiddelen van niet-dierlijke oorsprong (GGB-D)
• Gemeenschappelijk gezondheidsdocument van binnenkomst voor planten en plantaardige producten (GGB-PP).
• Controlecertificaat voor biologische landbouwproducten (COI)
• Vergunning voor stoffen die de ozonlaag afbreken (OAS)
• Registratie voor het register van gefluoreerde broeikasgassen (F-GAS)
• Invoervergunning voor cultuurgoederen (ICG-L)
• Importeursverklaring voor cultuurgoederen (ICG-S)
• Algemene beschrijving voor cultuurgoederen (ICG-D)
• Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM)

Daarnaast zijn er nog andere niet-douaneformaliteiten die naar verwachting op een later moment via Certex gecontroleerd moeten worden. Duidelijkheid hierover volgt later.

Certex kent verschillende functionaliteiten voor de Douane voor de validatie van niet-douaneformaliteiten.

De volgende vijf worden in elk geval geïdentificeerd als functionaliteiten:

• Controle op beschikbaarheid van een Partner Competent Authority (PCA) document
• Controle op beschikbaarheid van een PCA-document inclusief pre-validatie
• Hoeveelheidsreservering
• Hoeveelheidsafschrijving d.m.v. vrijgave goederen
• Interventie (reservering/afschrijving afdwingen, wijzigen of verwijderen)

Per niet-douaneformaliteit of aangifteregeling kan het verschillen welke functionaliteiten worden gebruikt.

Certex valideert niet-douaneformaliteiten in de vier aangifteregelingen Invoer, Uitvoer, Opslag en Vervoer. Dit geldt niet voor alle niet-douaneformaliteiten:

• GGB-A, GGB-P, GGB-D en GGB-PP richten zich niet op Uitvoer (en dus wel op Invoer, Opslag en Vervoer)
• COI en CBAM richten zich uitsluitend op Invoer (en dus niet op Uitvoer, Opslag en Vervoer)
• ICGL, ICGD en ICGS richten zich op Invoer en Opslag (en dus niet op Uitvoer en Vervoer)
• OAS en F-GAS richten zich op alle regelingen

Ja, ook aangiften vanuit de IIAA en vereenvoudigde aangiften worden via CERTEX gecontroleerd. In de implementatiereleases richten we ons zowel op de aansluiting van de reguliere procedures als de bijzondere regelingen. Hierover communiceren we per implementatierelease. In de eerste releases zijn OAS (invoer en uitvoer) en ICG (invoer) in de reguliere procedure ingevoerd. Vanaf 13 september 2025 controleren we ook F-GAS aangiften (invoer en uitvoer) via CERTEX. In december volgt weer een release. Naar verwachting volgen de bijzondere regelingen in 2026..

Is er voor een niet-douaneformaliteit nog geen CERTEX-release op de bijzondere regelingen? Dan blijft voor de aangiften vanuit bijzondere regelingen nog het huidige controleproces behouden. Er verandert dan nog niks voor bedrijfsleven en softwareleveranciers.

Certex verbetert en automatiseert in eerste instantie de interne wijze van controleren bij de Douane en haar handhavingspartners. Toch veranderen er voor bedrijven ook verschillende zaken:

• Via Certex controleren we vooraf op niet-douaneformaliteiten. Met Certex wordt de controle op beschikbaarheid en waar nodig hoeveelheid voor niet-douaneformaliteiten geautomatiseerd. Dit stelt eisen aan de manier waarop in douaneaangiften wordt verwezen naar de niet-douaneformaliteiten die van toepassing zijn. Controle vindt plaats voor aanvaarding van de aangifte. Hierdoor moet de kwaliteit van aangiftes goedzijn. Gegevens van certificaten en documenten moeten eerder in het proces aanwezig zijn (bij het indienen van de aangifte), omdat er niet meer achteraf een certificaat of document toegevoegd kan worden. Als deze niet aanwezig zijn, wordt de aangifte niet aanvaard. Let op: bij de implementatie in andere lidstaten bleek dat rondom de livegang veel aangiftes niet werden aanvaard vanwege onjuist of onvolledig ingevulde aangiftes. Zorg ervoor dat uw aangiftes correct en volledig zijn.
• Attentie op hoeveelheden. Voor verschillende niet-douaneformaliteiten past de Douane via Certex kwantiteitsbeheer toe. Voortaan gaat de Douane hoeveelheden reserveren en in het geval van quota ook hoeveelheidsafschrijvingen doen. Daarom is het belangrijk dat bedrijven in de aangiften deze hoeveelheden juist en volgens de toegewezen hoeveelheden opnemen.
• Aanpassingen in bedrijfsprocessen en software. Bedrijfsprocessen en (deels) software worden mogelijk aangepast om aan de nieuwe eisen te voldoen. Dit hangt samen met het hieronder genoemde punt over de MIG-aanpassingen. Voor de eerste release van OAS invoer en uitvoer geldt dit niet.
• Geen papieren documenten meer. Bedrijven hoeven de betreffende documenten of certificaten niet meer zelf (op papier) bij de Douane in te dienen. Dit proces verloopt nu via handhavingspartners (zoals bijvoorbeeld de NVWA) en Certex naar de Douane.
• Automatisering van afschrijvingen. Bij de aanvaarding en behandeling van de douaneaangifte is geen handmatige handeling (e-mail) voor het aanleveren van documenten/certificaten door het bedrijfsleven nodig. Afschrijving en kwantiteitsbeheer op documenten en certificaten gaat automatisch.
• Minder oponthoud in de logistieke keten. De logistieke keten heeft door de geautomatiseerde processen minder oponthoud, op voorwaarde dat de aangiften juist en conform wetgeving zijn ingevuld. Hierdoor moet u mogelijk eerder in uw eigen proces over de juiste gegevens te beschikken.
• Onderzoek naar MIG-aanpassingen. Op dit moment wordt nog onderzocht in hoeverre de MIG (Message Implementation Guide) voor DMS en DVA aangepast wordt. Hierover heeft de Douane contact met het Overleg Douane Bedrijfsleven. De eerste release van OAS invoer en uitvoer reguliere procedure kan zonder MIG-aanpassingen worden uitgevoerd.

Zodra er MIG-wijzigingen doorgevoerd worden, zal de testmogelijkheid via de Bedrijven Test Omgeving (BTO) ingericht worden, zoals bij andere projecten. Deze mogelijkheid bieden we aan voor softwareontwikkelaars. Omdat nog wordt onderzocht welke MIG-wijzigingen doorgevoerd worden, zal de Douane hierover communiceren via de website van de Nationale Helpdesk Douane, bij de informatie van het Douane Supportcentrum voor Softwareontwikkelaars.

Bij de ontwikkeling, exploitatie en het onderhoud van Certex worden de richtlijnen gevolgd voor cyberbeveiliging van het Agentschap van de Europese Unie voor cyberbeveiliging (Enisa). Meer informatie over dit onderwerp vindt u terug op de website van Enisa.

De verwerking van persoonsgegevens en niet-persoonsgebonden gegevens gebeurt volgens de wet en regelgeving op dit gebied, zoals Verordening (EU) 2016/679 (de Algemene verordening gegevensbescherming) en Verordening (EU) 2018/1807 (de Verordening betreffende het vrije verkeer van niet-persoonsgebonden gegevens).

Per niet-douaneformaliteit ontwikkelt de Douane voor nu specifieke noodprocedures. Voor deze niet-douaneformaliteiten is een specifieke noodprocedure bepaald:

• OAS: er wordt aangesloten op de bestaande noodprocedure voor DMS. Dat betekent dat aangevers een noodaangifte kunnen doen voor in- en uitvoer van OAS-goederen als DMS, Certex óf het ODS Licensing System eruit ligt. Op de NHD-website ziet u wanneer u de noodprocedure kunt gebruiken.
• ICG: er wordt aangesloten op de bestaande noodprocedure voor DMS. Dat betekent dat aangevers noodaangifte kunnen doen voor invoer van cultuurgoederen (die onder Verordening 2019/880 vallen) als DMS of Certex eruit ligt. Op de NHD-website ziet u wanneer u de noodprocedure kunt gebruiken. Als Import Cultural Goods (ICG) eruit ligt, is het doen van een noodaangifte pas mogelijk na acht uur of langer. U kunt dan, in overleg met de Douane, een noodaangifte doen voor de goederen waar een importeursverklaring voor vereist is. U moet dan wel gebruik maken van het sjabloon importeursverklaring wat door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed wordt verstrekt.
• F-GAS: er wordt aangesloten op de bestaande noodprocedure voor DMS. Dat betekent dat aangevers een noodaangifte kunnen doen voor in- en uitvoer van F-GAS-goederen als DMS, Certex óf het F-GAS Portal eruit ligt. Op de NHD-website ziet u wanneer u de noodprocedure kunt gebruiken.

Daarbij wil de Douane aanmerken dat een storing in DMS of Certex doorgaans niet lang duurt. In de meeste gevallen is het sneller en kostenefficiënter om te wachten tot DMS of Certex weer beschikbaar is. Het gebruik van deze noodprocedures is alleen bedoeld voor douaneaangiften die niet kunnen wachten totdat de storing voorbij is. Als er veel noodaangiften onder de noodprocedure moeten worden beoordeeld en afgehandeld, geven we de voorrang aan noodaangiften die zien op kritische goederen.

Bij de behandeling van de geaccepteerde voorafaangifte wordt de inhoud van de (vooraf)aangifte op het moment van aanbrengen opnieuw gevalideerd. Met de introductie van de nieuwe release van Douane NL op 17 mei 2025 is de Certex-validatie toegevoegd en toegepast op OAS-goederen.

Tijdens de validatie kan de aangifte alsnog worden afgewezen, bijvoorbeeld als de registratie niet correct is, de vergunning niet geldig blijkt of er geen hoeveelheid is vermeld bij Y798. Dit geldt voor alle aankomende releases waarbij de Certex-validatie voor de overige niet-douaneformaliteiten wordt geïntroduceerd. Dit betekent dat een voorafaangifte, hoewel geaccepteerd, alsnog kan worden afgewezen op het moment van aanbrengen vanwege een Certex-validatie.

De Douane heeft besloten om Certex te implementeren volgens de richtlijnen van Release 5.1. Deze dienen als leidraad bij het ontwikkelen van de functionaliteiten. In de afgelopen periode heeft de Douane haar eigen processen geëvalueerd en verschillende vraagstukken geïdentificeerd die tijdens de implementatie kunnen optreden.

Gezien de grote impact van de invoering van Certex voor bedrijven, softwareleveranciers, Douane en handhavingspartners, is gekozen voor een gefaseerde aanpak. De invoering begon met 1 van de niet-douaneformaliteiten: OAS – en dan ook specifiek voor de regelingen invoer en uitvoer (reguliere procedure). Het doel van deze fasering is om de leerpunten uit de eerste fase te gebruiken om de overige niet-douaneformaliteiten gemakkelijker en efficiënter te laten verlopen.

Bij de invoering richt de Douane zich op het realiseren van de benodigde IT-koppelingen, het (opnieuw) inrichten van de controles en toezicht op goederenstromen, het aanpassen van de interne werkprocessen, en de samenwerking met het bedrijfsleven, de softwareleveranciers en de handhavingspartners.

De niet-douaneformaliteiten OAS (invoer en uitvoer) en ICG-L, ICG-S en ICG-D (invoer) zijn aangesloten in de lopende implementatie van Certex. De Douane sluit op 13 september 2025 F-GAS (invoer en uitvoer) aan. In de tussentijd bereiden we de invoering van de overige niet-douaneformaliteiten voor. De volgende implementatiereleases is in december 2025.

Belangrijk is dat de invoering van controles op vervoer nog niet is meegenomen in deze planning. De Douane heeft inmiddels de gevolgen op de eigen processen in beeld gebracht. Er wordt nu gewerkt aan het in kaart brengen van de impact op de eigen IT-systemen. Er wordt vanaf april 2025 gewerkt aan de voorbereiding van deze invoering. Er wordt aan gewerkt om ook voor vervoer zo snel mogelijk met releasedata te komen.

In het geval van de bijzondere regelingen IIAA, vereenvoudigde aangifte en opslag heeft de Douane gemerkt dat er MIG-aanpassingen nodig zijn. Het gevolg hiervan wordt onderzocht. De invoering van deze regelingen voor de verschillende niet-douaneformaliteiten zullen later volgen. De verwachting is dat deze begin 2026 plaats vinden.

Certex digitaliseert een deel van de informatie-uitwisseling tussen handhavingspartners en Douane. Omdat sommige taken in het controleproces vervallen, bespreken de handhavingspartners en de Douane waar de taken en verantwoordelijkheden (zowel juridisch als procesmatig), komen te liggen. Deze onderverdeling kan per handhavingspartner verschillen.

In de komende periode zal de Douane intensief contact onderhouden met de volgende handhavingspartners: NVWA, ILT, SKAL, IOE en NEa, evenals de opdrachtgevers van deze handhavingspartners. Deze organisaties zijn betrokken bij de niet-douaneformaliteiten die in de Certex-release 5.1 moeten worden aangesloten.

In het geval van de controles op OAS (invoer en uitvoer reguliere procedure) heeft de ILT geen actieve controletaak, in zowel het bestaande als nieuwe proces. De registratie in het door de EU ontwikkelde OAS Licensing System, valt onder de bevoegdheid van de EU, waardoor de rol van de ILT relatief klein is. Andere handhavingspartners hebben bij de controle op andere niet-douaneformaliteiten vaak een grotere rol.

De Douane wil bedrijven graag zo goed mogelijk informeren over de implementatie van Certex. Daarom ontwikkelen we meerdere informatiekanalen: deze website voor bedrijven en de lijst met veelgestelde vragen zijn daar voorbeelden van. Daarnaast willen we bedrijven (via de koepels) bereiken via de bestaande ODB-overlegstructuren en nemen we de Nationale Helpdesk Douane mee in de verandering.Per niet-douaneformaliteit en per implementatie richten we verdere informatiebijeenkomsten in, waarbij we direct in gesprek willen met bedrijven om meer toelichting te bieden en eventuele vragen te beantwoorden. Daarnaast was er op 12 juni een webinar. Verder kunnen ondernemers met vragen terecht bij implementatiepostbus (de link onderaan deze pagina).

Ja, de werking van Certex wordt per niet-douaneformaliteit uitgewerkt in het Handboek VGEM. Bij de invoering door de Douane wordt het Handboek VGEM per niet-douaneformaliteit bijgewerkt. Meer informatie vindt u in het Handboek VGEM (HVGEM).

Met de invoering van Certex wordt voldaan aan een belangrijk onderdeel van de Verordening European Union Single Window Environment for Customs (Vo (EU) 2022/2399): de mogelijkheid om via Certex informatie uit te wisselen tussen nationale douanesystemen en niet-douanesystemen van de EU. Dit om de elektronische uitwisseling van documenten en informatie die nodig zijn voor het aangifteproces (invoer, uitvoer, opslag en vervoer) van goederen te stroomlijnen.

De aansluiting zorgt ervoor dat niet-douaneformaliteiten eenvoudiger gecontroleerd kunnen worden door de Douane. Met deze automatiseringsslag verwacht de Douane aangiften sneller te behandelen, met positieve gevolgen voor de logistiek en indieners van aangiften. Compliance is daarvoor een belangrijke voorwaarde.

Nee, Certex is een Unie-breed programma dat in alle EU-lidstaten verplicht wordt uitgerold. Handelsfaciliteit en veiligheid zijn van belang in alle lidstaten van de Europese Unie. Daar geeft Certex uitvoering aan.

De invoering van Certex loopt parallel aan andere trajecten bij de Douane. Zo is de invoering van Centralised Clearance (CCI) verbonden met de implementatie van Certex. Om gecentraliseerd goederen met verboden en beperkingen vrij te kunnen geven, moet Certex aangesloten zijn. Binnen de Douane zijn we in gesprek over een (release)planning die zowel de logistieke processen (van bedrijfsleven en softwareleveranciers) als de interne processen zo goed mogelijk ondersteunt. Dit wordt ook besproken binnen de ODB overlegstructuur.