Btw teruggave aan klanten

Nee, btw-teruggave aanbieden is niet verplicht. Dat is uw keuze. Wilt u geen btw-teruggave aanbieden? Dan geldt de informatie op deze pagina niet voor u. Biedt u wel btw-teruggave aan? Dan verlopen het proces van aanvraag btw-teruggave en de validatie door de Douane verplicht digitaal.

Digitalisering van het proces btw-teruggave voor niet-EU reizigers betekent dat u de aankoop waarvoor uw klant btw wil terugvragen digitaal moet registreren. Dat doet u met het systeem van uw intermediair of met Mijn Douane, waarop u inlogt via e-Herkenning of DigiD.

Dit betekent ook dat de afhandeling niet meer gebeurt met papieren facturen. De validatie gebeurt niet meer met fysieke stempels, maar verwerken we in een digitaal systeem. De consument gebruikt de mobiele app ‘NL Customs VAT’.

De digitale werkwijze is vanaf januari 2026 voor alle winkeliers die in Nederland btw-teruggave aanbieden bij de verkoop van hun goederen. Het kan ook om online bestelde producten gaan, maar dan moet de transactie plaatsvinden in de fysieke winkel. Zo kunt u het woonadres van de klant namelijk verifiëren op basis van paspoort en andere bewijsstukken.

De digitale werkwijze wordt ook verplicht voor alle consumenten die buiten de EU wonen en btw terugvragen voor in Nederland gekochte producten. Ze moeten deze goederen binnen 3 maanden na de maand van aankoop met zich meenemen bij het uitreizen naar een bestemming buiten de EU. Dit geldt ook voor klanten die zich binnen 3 maanden na de maand van aankoop in een land buiten de EU vestigen en de in uw winkel gekochte goederen meenemen naar buiten de EU.

Vanaf 1 januari 2026 is de digitale werkwijze de enige manier voor winkeliers in Nederland om btw-teruggave mogelijk te maken voor aankopen die de klant meeneemt naar het land van vestiging buiten de EU via een lucht- of veerhaven in Nederland. U moet facturen voor aankopen waarop uw klant btw wil terugvragen digitaal registreren. U moet overstappen op de digitale werkwijze.

U moet zorgen dat u voor 1 januari 2026 overstapt op de digitale werkwijze voor btw-teruggave. U kunt overstappen op de digitale werkwijze via een intermediair of met een rechtstreekse aansluiting via Mijn Douane.

Klanten informeren

Het is belangrijk uw klanten te vertellen dat zij de NL Customs VAT-app moeten downloaden. Voor klanten die via Nederland de EU verlaten is dit de enige manier om de btw-teruggave te regelen voor aankopen in Nederland.

Klanten die via een ander EU-land de EU uitreizen hebben nog wel een papieren bon of factuur nodig.

U kiest zelf of u voor de digitale werkwijze gebruik maakt van een intermediair of een rechtstreekse aansluiting op het douanesysteem.

Intermediair

U kunt contact opnemen met uw intermediair om samen te kijken hoe u zich voorbereidt op een digitale werkwijze.

Rechtstreekse aansluiting via Mijn Douane

U kunt vanaf het najaar 2025 inloggen op Mijn Douane met eHerkenning of DigiD.

U kunt eHerkenning aanvragen op de website van eHerkenning.

Welke eHerkenningsdienst heb ik nodig?

U moet op tijd de juiste eHerkenningsdienst aanvragen via de dienstencatalogus van uw eHerkenning-leverancier. Wij raden u aan dit nu alvast te regelen. De naam van de dienst is 'Mijn Douane validatie btw-teruggave reizigers'.

Nee. Mijn Douane werkt met DigiD en eHerkenning. Waarschijnlijk heeft u al eHerkenning. Dan zijn er geen extra kosten. Het kan wel zijn dat een intermediair kosten rekent voor aanpassingen in de dienstverlening.

Wil uw klant btw terugvragen en reist uw klant via een ander EU-land uit de EU? Dan hangt het af van het land. Het kan zijn dat een papieren factuur nog wel verplicht is. Geef uw klant dan ook een papieren factuur.

Aanvragen voor btw-teruggave voor aankopen die uiterlijk 31 december 2025 zijn gedaan kunt u tot uiterlijk 31 maart 2026 met een papieren factuur laten valideren bij het douane-loket op de locatie van uitreizen. U krijgt voor het verzoek tot btw-terugbetaling dan nog de gevalideerde factuur via een intermediair of van de klant.

Uw klanten van buiten de EU moeten vanaf 1 januari 2026 de NL Customs VAT-app gebruiken voor het terugvragen van btw voor producten die zij in Nederland hebben gekocht. Dat doen zij op de volgende manier:

• In de app vullen uw klanten hun paspoortnummer in. De facturen die die u digitaal op naam hebt gezet, zijn gekoppeld aan het paspoortnummer. Deze facturen verschijnen automatisch in de app.
• Uw klant moet GPS en Bluetooth aanzetten op het Nederlandse uitreispunt. Daarna kan uw klant in de app de aanvraag tot validatie doen.

Met de NL Customs VAT-app hoeven uw klanten niet in de rij te staan bij een douanebalie met facturen voor aankopen in Nederland. Uw klanten kunnen de app downloaden via de webpagina Reclaiming VAT on export. We raden aan om dit te doen voor de reiziger op de lucht- of veerhaven aankomt.

Wij zorgen dat deze boodschap wordt gedeeld op belangrijke (digitale) informatiepunten voor niet-EU reizigers die Nederland bezoeken.

Het is belangrijk dat zo veel mogelijk mensen weten hoe zij het proces btw-teruggave kunnen blijven gebruiken. Daarom vragen wij u als winkelier om uw medewerking. U kunt uw klanten informeren over de app bij de aankoop als zij aangeven dat ze btw terug willen krijgen. Op de pagina Flyer App NL Customs VAT staat een flyer met QR-codes voor het downloaden van de app. De flyer kunt u uitprinten en bij de balie zetten.

Staat er informatie over taxfree winkelen op uw website? Pas het dan aan met de nieuwe informatie en verwijs eventueel naar Reclaiming VAT on export. Ook kunt u een link plaatsen naar de app, zodat uw klanten de app kunnen installeren.

Hebt u na het lezen nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met het Douane Contact Center via 0800-0143.

• Flyer App NL Customs VAT
• NL Customs VAT-app Apple
• NL Customs VAT-app Android