Digitaal Dossier

Publicatiedatum 01-12-2025 | Laatste update 01-06-2026 | Informatiepagina

Bent u een aangever en doet u uw in- en uitvoeraangiftes via het Douaneaangiften Management Systeem (DMS)? Vanaf 16 mei 2026 levert u uw bescheiden bij douaneaangiften direct aan via DMS. U levert documenten dus niet meer aan via e-mail. Dit geldt voor alle documenten voor controle bij het aangifteproces voor in- en uitvoer.

Nieuwe manier van documenten aanleveren

Met de nieuwe werkwijze levert u documenten aan via een digitale systeemkoppeling tussen uw douanesoftware en het aangiftesysteem DMS. Deze systeemkoppeling verbetert het aanleverproces en heeft verder geen invloed op het aangiftesysteem. Het zorgt voor een makkelijkere, snellere en veiligere verwerking van controles.

Documenten aanleveren via DMS

Documenten dient u rechtstreeks in via DMS. Denk aan:

facturen
(preferentiële) oorsprongscertificaten
Oorsprongsattesten

DMS koppelt de documenten automatisch aan de juiste controle en het bijbehorende team. Met deze werkwijze bereidt de Douane zich voor op de groei van het aantal aangiften en op toekomstige verplichtingen uit het Douanewetboek van de Unie (DWU).

Bescheiden apart aanleveren

U kunt met de systeemkoppeling uw bescheiden apart aanleveren per bescheidscode. De Douane kan daardoor uw aangifte sneller verwerken en beoordelen.

Bestandsformaten

Het systeem ondersteunt bestandsformaten zoals:

Microsoft Word: .DOC
Microsoft Excel: .XLS
OpenXML format Word: .DOCX
Portable Document File: .PDF
Image: .JPEG

De documenten worden opgeslagen volgens de regels van de Archiefwet.

Let op

De nieuwe werkwijze geldt niet voor documenten die u instuurt voor CERTEX. Het gaat alleen om bescheiden die u moet insturen voor een controle.

Aansluiten bedrijfssoftware

Is uw douanesoftware na 16 mei nog niet aangesloten op het aangiftesysteem DMS? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op door een mail te sturen naar Douane.Digitaal.Dossier@douane.nl.

Veelgestelde vragen over het Digitaal Dossier

Ik kan geen documenten uploaden via het Digitaal Dossier. Wat moet ik doen?

Controleer eerst waar het probleem vandaan komt. Krijgt u een foutmelding vanuit uw eigen (douane)software? Neem dan contact op met uw softwareleverancier. Staan er niet-westerse tekens in bijvoorbeeld de bestandsnaam? Dan kan het helpen om deze te vervangen met westerse tekens.

Wat als mijn softwareleverancier aangeeft dat het probleem bij de Douane ligt?

Als het niet lukt om een specifiek bescheid in te sturen via uw software, dan kunt u contact opnemen met de Nationale Helpdesk Douane.

Vermeld in uw contact met de NHD:

het MRN en tijdstip
uw EORI-nummer
de foutcode
een omschrijving van het probleem. Schermafbeeldingen helpen hierbij.

Ik heb documenten via het Digitaal Dossier ingestuurd, maar heb geen bericht ontvangen. Wat nu?

Als uw documenten succesvol zijn ingezonden, kunt u ervan uitgaan dat de Douane ze in behandeling neemt.

De volgende berichten worden vanuit Digitaal Dossier verzonden:

Verzoek om bescheiden in te sturen voor invoer (IE460)
Verzoek om bescheiden in te sturen voor uitvoer (IE560)
Herinnering om bescheiden in te sturen voor invoer (IE438)
Herinnering om bescheiden in te sturen voor uitvoer (NLRRD)

De uitwisseling van deze berichten verloopt digitaal en automatisch. Het kan per softwareleverancier verschillen of en hoe statusindicaties vermeld worden.

Wanneer kan ik een e-mail sturen naar de afdeling Aangiftebehandeling?

U kunt alleen een e-mail sturen naar Aangiftebehandeling als u hierover afspraken heeft gemaakt met de Douane via e-mail: Douane.digitaal.dossier@douane.nl. Heeft u uw bescheiden al via het Digitaal Dossier aangeleverd? Dan hoeft u deze niet per e-mail te versturen. Dit verstoort het proces en zorgt voor langere doorlooptijden.

Hoe werkt het Digitaal Dossier met perishables (PER)/levende dieren?

Bent u aangever voor PER/levende dieren? En heeft uw bedrijf nog niet de software om documenten te uploaden in het Digitaal Dossier? Dan vragen wij u om zo snel mogelijk maatwerkafspraken te maken met de afdeling Aangiftebehandeling.

In het geval van invoer stuurt u een mail naar Douane.dms.invoer@douane.nl.
In het geval van uitvoer stuurt u een mail naar Douane.dms.uitvoer@douane.nl.

Hoe ontvang ik een PLATO-nummer?

Bij het versturen van bescheiden via Digitaal Dossier wordt automatisch gevraagd om contactgegevens. De Douane gebruikt deze contactgegevens om onder andere te communiceren over PLATO-nummers.

Let op! Het is belangrijk dat u alle velden volledig invult. Doet u dit niet? Dan kan het zijn dat wij geen contact met u kunnen opnemen.

Moet ik altijd bescheiden insturen?

Ja. U moet elk bescheid insturen dat de Douane via het Digitaal Dossier opvraagt.

Hoe kan ik gebruikmaken van het Digitaal Dossier?

Om gebruik te maken van Digitaal Dossier moet uw (douane)software gekoppeld worden aan DMS. Deze systeemkoppeling zorgt ervoor dat de Douane uw bescheiden kan opnemen in het Digitaal Dossier. Neem daarom contact op met uw softwareleverancier om hier gebruik van te maken.

Heeft u een vraag?

U kunt voor vragen terecht bij het Douane Contact Center (DCC), de Nationale Helpdesk Douane (NHD) en onze implementatiepostbus.

Douane Contact Center

Het DCC beantwoordt vragen over:

de status van aanvaarde aangiften
het proces van aangifte doen en het Digitaal Dossier
wetstechnische, inhoudelijke zaken

Nationale Helpdesk Douane

De NHD beantwoordt vragen over:

de beschikbaarheid van systemen en de noodprocedure
foutmeldingen van het Digitaal Dossier
de werking van het Digitaal Dossier als systeemkoppeling

Heeft u een vraag over de systeemkoppeling en uw software? Neem dan contact op met uw softwareleverancier.

Implementatiepostbus Digitaal Dossier

Heeft u een vraag over het implementatietraject? Stuur een mail naar Douane.Digitaal.Dossier@douane.nl.

De implementatiepostbus beantwoordt vragen over:

de beschikbaar- en bereikbaarheid van de DMS-postbus voor bedrijven
het leveren van de systeemkoppeling met DMS door softwareleveranciers
overgangsperiode(s) en termijnafspraken met de Douane

Op deze pagina